Generalversammlung PROKON Regenerative Energien eG

Für die Live-Marketing Agentur EREIGNISHAUS in Köln übernahm Guest-One im Juni das Teilnehmermanagement zur Generalversammlung der PROKON Regenerative Energien eG.
Zu der Veranstaltung, die in den Holstenhallen in Neumünster stattfand, wurden alle rund 40.000 Mitglieder der Genossenschaft postalisch eingeladen, etwa 1.000 Gäste nahmen vor Ort an der Versammlung teil.
Für die Registrierung der Teilnehmer richtete Guest-One eine Onlineanmeldung ein, die die Anforderungen für die unterschiedlichen Gästekategorien maßgeschneidert abbilden konnte.
So mussten abweichende Anmeldeprozesse für Einzelmitglieder, Personengesellschaften und Erbengemeinschaften sowie minderjährige Mitglieder berücksichtigt werden. Da die Stimmrechte der einzelnen Mitglieder jeweils auch von Vetretern ausgeübt werden konnten, galt es hier ebenfalls entsprechende Anmeldemöglichkeiten für Vertreter vorzusehen - Dokumentenhandling für Vollmachten inklusive.
 
Für die Akkreditierung vor Ort stellte Guest-One insgesamt 17 Checkin-Stationen, drei Guest-Manager sowie eine ebenfalls angepasste Checkin-Software bereit. Der Checkin erfolgte über die Erfassung von eTickets, welche mit der Anmeldung verschickt wurden, Namensschilder und Empfangsquittungen für die ausgegebenen Stimmkarten wurden dann in Echtzeit produziert. Für eine zusätzliche Erfassung in einem weitläufigen Präsenzbereich kamen Smartphones mit einer von Guest-One entwickelten App zum Einsatz.
 
Ebenfalls von Guest-One umgesetzt, wurde eine elektronische Erfassung der Abstimmungen, die klassisch über Wahlurnen stattfand. Mit über 20 Smartphones wurden die mit einem QR-Code versehenen Stimmzettel zu den einzelnen Tagesordnungspunkten erfasst und das Ergebnis an Veranstaltungsleiter und Justiziar übermittelt.
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