Messemanagement

Der Einsatz eines Messemanagement-Systems dient in erste Linie dazu, den Organisations- und Koordinationsaufwand ihres Messeauftritts zu reduzieren und gleichzeitig die Vertriebsgeschwindigkeit zu steigern - Messbarkeit inklusive.

Das modular aufgebaute G1 Messemanagement-System basiert auf vier tragenden Säulen: einer Vorbereitungsphase in der neben organisatorischen Rahmenbedingungen auch Prozesse, Schnittstellen und Timings definiert werden. Was folgt, ist die unmittelbare Messevorbereitung: Einladungen an Kunden und Mitarbeiter werden verschickt, Anmeldungen entgegengenommen, Messe-Tickets versendet und logistische Leistungen wie Hotelbuchungen und Raumplanungen für das Standpersonal verwaltet.

Im Zentrum des Gesamtprozesses steht die Messe selbst. Frei konfigurierbare Einzel-Module machen es möglich, das System auf die individuellen Anforderungen maßzuschneidern. Dank der webbasierten Bereitstellung ist das System jederzeit verfügbar. Die Zeit nach der Messe dient im Wesentlichen der Messbarkeit und Evaluation.

Modularer Aufbau

Zu den großen Vorzügen des G1-Messesystems zählen der modulare Aufbau und durchdachte Detailprozesse. Dadurch können wir unseren Kunden nicht nur die ganz große Lösung anbieten, sondern auch auf die Anforderungen einzelner Messen flexibel reagieren. Zentrales Bindeglied ist die sogenannte Administrationsplattform. Dort werden Benutzergruppen angelegt, die Stammdaten der Mitarbeiter und Termine, Räume oder Reisen verwaltet. Über ein angegliedertes Lettershop-Modul können automatisch personalisierte E-Mails versendet werden.

Ein Echtzeit-Reporting liefert aktuelle Statistiken.

Insgesamt acht ergänzende Module können an die Administratorenplattform angedockt werden. Ein leistungsfähiges Mitarbeiter-Portal bindet dabei das Standteam in den Vorbereitungsprozess der Messe sein.

Durch einen Informations-Counter auf dem Messestand wird das Matching zwischen Besucher und Vertriebsmitarbeitern beschleunigt. Das Modul Termin- und Raumverwaltung ermöglicht die effiziente Nutzung vorhandener Räumlichkeiten. Mithilfe der Lead-Erfassung und des Lettershops werden die Vertriebsdaten der Besucher erfasst und für einen individualisierten Vertriebsdialog aufbereitet.

Bessere Planbarkeit und die Einhaltung der geplanten Budgets auf dem Messestand für Getränke und Speisen ermöglicht das Modul Catering. Und last but not least initiiert das Modul Kunden-Dialog einen frühzeitigen Kontakt zu Interessenten und potenziellen Messe-Besuchern.

Verwaltungszentrale eines effizienten Messe-Managements ist eine webbasierte Plattform für Administratoren. An dieser Stelle werden alle wichtigen Einstellungen vorgenommen.

Mit wenigen Mausklicks können Sie Benutzergruppen anlegen, die sich Kategorien wie zentral/dezentral oder intern/extern zuordnen lassen. Eine mächtige Stammdatenverwaltung bildet die Grundlage, um Ihre Mitarbeiter auf der Messe zielgerichtet einzusetzen. Hinterlegt werden können dort wichtige Parameter wie Zuständigkeiten, Sprachkenntnisse oder Anwesenheitszeiten und andere Informationen, die hilfreich bei Planung und Ablauf der Messe sind.

Komfortable Verwaltungsfunktionen erleichtern den administrativen Aufwand vor, während und nach der Messe. So halten Sie mit der Funktion Hotelverwaltung den Überblick bei benötigten Zimmerkontingenten. Oder: Im Admin-Tool angelegte Termine und Räumlichkeiten leisten wertvolle Informationen im Messe-Alltag und bieten neue Möglichkeiten, um mit Ressourcen besonders effizient umzugehen.

Die Anbindung des E-Lettershops unterstützt Sie beim Kundendialog. Informationen zu Ihren Angeboten können – sofern gewünscht – automatisch generiert und als E-Mail mit PDF-Anhang versendet werden.

Die Analyse des eigenen Messe-Auftritts erfolgt im Bereich Reporting und Statistik. In Form von Zahlen, Daten und Fakten erhalten Sie dezidierte Rückmeldungen über den Erfolg Ihres Messe-Auftritts – auf Wunsch sogar in Echtzeit.

Über einen personalisierten Zugang melden sich Ihre Beschäftigten auf der Mitarbeiter-Plattform an, übernehmen die Verantwortung für ihre persönlichen Daten und werden Teil der administrativen Vorbereitungen Ihrer Messe.

Ihr Messe-Personal wird Teil der Administration. Sie ergänzen die persönlichen Stammdaten und vervollständigen das persönliche Profil indem sie Produkte, Sprachkenntnisse und mögliche Vertreter auswählen.

Alle Messekontakte werden an dieser zentralen Stelle hinterlegt und bearbeitet. Anwesenheitstage, Hotel- und Reisemodalitäten sowie die Termin- und Raumvergabe erfolgen zentral. Vorteil: Doppelt vergebene Termine oder mehrfach eingeplante Räumlichkeiten gehören der Vergangenheit an.

Kunden werden Teil Ihrer Messe-Kommunikation. Das zeigt Wertschätzung, dokumentiert Verlässlichkeit und schafft Vertrauen. Ein frühzeitiger Dialog mit dem Kunden erleichtert Parameter wie Planbarkeit und Steuerung der Messe.

Die Möglichkeiten, mit Kunden schon im Vorfeld in Kontakt zu treten sind keine Grenzen gesetzt: Bewährt hat sich neben der Bestellung von Freikarten auch die Berücksichtigung von Terminwünschen, Gesprächspartnern oder die Buchung von Teilveranstaltungen (z.B. Messe-Abende, Galas etc.). Interessantes Feature ist oftmals die Berücksichtigung von Hotel- und Reisewünschen.

Die nahtlose Anbindung des E-Lettershops eröffnet zusätzlich die Möglichkeit, Response-Elemente wie z.B. QR-Codes zu versenden, die am Messestand eingesetzt werden können und Ihrem Messebesucher einen Mehrwert bieten.

Effizientes Matching beschleunigt das Zusammenkommen von Besuchern mit geeigneten Vertriebsmitarbeitern und stellt den effektiven Einsatz Ihrer Mitarbeiter sicher.

Der Info-Counter ist der zentrale Messe-Navigator und informiert umfassend über an- und abwesendes Personal. Dank frei konfigurierbarer Such- und Filterfunktionen ist es möglich, verfügbare Vertriebsmitarbeiter schnell den Interessen des Besuchers zuzuordnen. Die Benachrichtigung des Mitarbeiters erfolgt mithilfe des G1-Messengers (SMS, E-Mail, Pager) in Echtzeit. Die Termin- und Raumverwaltung informiert das Counter-Personal über verfügbare Kapazitäten.

Sofern gewünscht, kann auch die Anwesenheit oder der Besuch von Kunden am Info-Counter erfasst werden, um den Dialog mit Ihrem Besucher nach Verlassen des Messestands aufrecht zu erhalten. Administrative Ergänzungsarbeiten wie der Druck von Namensschildern des Standpersonals sind mithilfe des Tools ebenfalls möglich.

Checkin und Checkout

Behalten Sie den Überblick, welche Mitarbeiter verfügbar sind. Ein intelligentes Tool unterstützt Sie, Messepersonal effizient und effektiv einzusetzen.

Das clevere Tool ist der interne Taktgeber Ihres Messe-Auftritts. Das Standpersonal meldet sich am System an und reicht alle seine Tätigkeiten mit kurzen eingaben an das webbasierte Tool weiter. Bei Pausen erfolgt eine Abmeldung. Nach Beendigung der Pause erfolgt die erneute Anmeldung. So ist jederzeit gewährleistet, welche Mitarbeiter in Gesprächen sind und über welche Kapazitäten Sie verfügen. Ihr Vorteil: Auch bei spontanen Besuchern können Sie Mitarbeiter mit fachbezogenen Kenntnissen schnell zuordnen.

Das Verwaltungstool für Termine und Räume dokumentiert den Einsatz von Personal und aller wichtigen Ressourcen.

Nachdem Räume mit Kapazitäten und Ausstattungsmerkmalen im Tool angelegt wurden, können für die Termine Ihres Vertriebspersonals Räumlichkeiten gebucht werden. Dabei sind frei wählbare Zeitintervalle möglich. Zur komfortablen Bedienbarkeit wird die Belegungsansicht jederzeit im Dashboard angezeigt.

Im Gespräch bleiben: Der E-Lettershop bildet die Basis um den individualisierten Kundendialog vor, während und nach der Messe in Gang zu halten.

Bei der Anmeldung Ihrer Besucher am Info-Counter wird die Visitenkarte Ihrer Besucher digitalisiert. Noch vor dem Zusammentreffen mit dem Vertriebsmitarbeiter werden die Daten des Gasts im Mitarbeiter-Portal bereitgestellt. Eine mobile Gesprächserfassung im Anschluss an das Vertriebsgespräch erfolgt über Mobile Devices (Tablet-Computer). Auch diese Daten werden automatisch im Mitarbeiter-Portal bereitgestellt.

Eine automatisierte Versand-Anbindung sorgt dafür, dass der postalische Versand von Mustern, Proben oder Broschüren mit dem Gesprächsende angestoßen wird. Ein etwaiger elektronischer Versand als E-Mail mit PDF-Anhängen erfolgt „just-in-time“, wenn der Besucher Ihren Stand verlässt.

Volle Kostenkontrolle: Planbarkeit und Kontrolle bei Einhaltung des vorgegebenen Kostenrahmens zählen zum Hauptnutzen des Moduls Catering.

Neben der webbasierten Basis bilden Mobile Devices wie iPhone oder iPad die technologische Grundlage für ein mobiles Bestellsystem. Getränke- und Speisen-Angebote lassen sich nach Ihren Wünschen konfigurieren. Mithilfe eines automatischen Bon-Druckers im Catering-Bereich behalten Sie jederzeit den Überblick.

Bestellungen können automatisch zur späteren Kostenzuordnung einzelnen Mitarbeitern, Kostenstellen oder Abteilungen zugeordnet werden. Mithilfe übersichtlicher Auswertungen behalten Sie jederzeit den Überblick angefallene Kosten – aufgeteilt nach Tagen oder der Gesamtsumme.