Phasen Teilnehmermanagement

Mit Projektbeginn gilt es, sich über diverse Prozesse, Parameter und Schnittstellen in Bezug auf das Teilnehmermanagement klar zu werden. Hier helfen wir Ihnen als erfahrene Berater gerne weiter.

Im Rahmen der Prozessdefinition wird zunächst das Datenmanagement festgelegt. Vorhandene Daten werden übernommen, geprüft und auf Dubletten abgeglichen, anschließend geht es ins Detail: Wie sieht die grafische Gestaltung der Einladung aus, erfolgt der Versand per Email oder per Post? Auf welchem Weg antworten die Gäste und welche Informationen sollen abgefragt werden? Gibt es unterschiedliche Gästekategorien, die abweichende Anmeldeschritte notwendig machen? Müssen Hotels verwaltet und Reisen für die Gäste gebucht werden? Ist die Veranstaltung für die Gäste kostenpflichtig und soll auch die Zahlungsabwicklung übernommen werden?

Sie sehen schon – Teilnehmer-Management beginnt weit vor der eigentlichen Veranstaltung. Hier kommt es auf saubere und exakte Prozesse von Beginn an - Änderungen sind zwar immer möglich, im Projektverlauf jedoch deutlich aufwendiger. Ergo - je früher wir involviert sind umso besser das Ergebnis!

Nun ist es so weit: Die Einladungen werden verschickt, die Gäste bestätigen ihre Teilnahme. Dies kann online, per Post oder Antwort-Fax erfolgen. Anschließend erhalten die Teilnehmer ihre Bestätigungen und ihr Namensschild - beispielsweise in Form eines hochwertigen Kunststoff-Badges mit Barcode oder RFID-Chip.

Im Backoffice werden derweil unterschiedliche Reisearten koordiniert, die Hotelverteilung vorgenommen und auf Sonderwünsche reagiert. Auf Wunsch beantwortet eine telefonische Hotline die Fragen Ihrer Gäste - wenn nötig 7 Tage/24 Stunden und auch mehrsprachig. Ein fester Guest-One Ansprechpartner unterstützt Sie zudem während der gesamten Anmeldephase.

Eine zentrale Datenhaltung und maßgeschneiderte Reportings sorgen für den umfassenden Überblick über die Anmeldestände und Hotelbuchungen– jederzeit und an jedem Ort verfügbar.

Der große Tag – die Türen öffnen sich. Mit einem innovativen Zutrittsmanagement sorgen wir nicht nur für einen reibungslosen und schnellen Check In. Sie behalten auch die Gewissheit, dass nur Ihre geladenen Gäste zur Veranstaltung eingelassen werden. Für Großveranstaltungen bieten wir Ihnen ein Live-Besucher-Monitoring. Über iPhones oder mobile Scanner werden die Gäste beim Eintritt und beim Verlassen der Location erfasst - eine Echzeitübersicht über anwesende Personen steht jederzeit online zur Verfügung.

Geschultes Personal, freundliche Hostessen und funktionierende Technik sorgen für die notwendige Sicherheit. Gerne unterstützen wir Sie zudem mit Sonderlösungen wie Sitzplatzverwaltung oder Besucher-Informationssystemen.

Und sollte es dennoch einmal zu unerwarteten Herausforderungen kommen, lösen die Experten am Info- und Trouble-Counter jedes Problem.

Licht aus, das Event ist vorbei, der Abbau im vollen Gange: Ihre Gäste finden sich bereits auf der Rückreise oder sind wohlbehalten im Hotel angekommen.
Auf Wunsch versenden wir personalisierte Dankesschreiben, erstellen eine Online-Bildergalerie oder informieren Ihre Gäste über eine Event-Befragung via E-Mail.

Wir unterstützen Sie gerne auch im Nachgang Ihres Events mit maßgeschneiderten Lösungen. Dazu erstellen wir selbstverständlich umfassende Reportings und Auswertungen, die Ihnen bei der Evaluierung Ihrer Veranstaltung helfen und in die Planung der kommenden Projekte einfließen.

Denn nach dem Event ist ja bekanntlich vor dem Event...