Phase 1 - Planung und Setup
Mit Projektbeginn gilt es, sich über diverse Prozesse, Parameter und Schnittstellen in Bezug auf das Teilnehmermanagement klar zu werden. Hier helfen wir Ihnen als erfahrene Berater gerne weiter.
Im Rahmen der Prozessdefinition wird zunächst das Datenmanagement festgelegt. Vorhandene Daten werden übernommen, geprüft und auf Dubletten abgeglichen, anschließend geht es ins Detail: Wie sieht die grafische Gestaltung der Einladung aus, erfolgt der Versand per Email oder per Post? Auf welchem Weg antworten die Gäste und welche Informationen sollen abgefragt werden? Gibt es unterschiedliche Gästekategorien, die abweichende Anmeldeschritte notwendig machen? Müssen Hotels verwaltet und Reisen für die Gäste gebucht werden? Ist die Veranstaltung für die Gäste kostenpflichtig und soll auch die Zahlungsabwicklung übernommen werden?
Sie sehen schon – Teilnehmer-Management beginnt weit vor der eigentlichen Veranstaltung. Hier kommt es auf saubere und exakte Prozesse von Beginn an - Änderungen sind zwar immer möglich, im Projektverlauf jedoch deutlich aufwendiger. Ergo - je früher wir involviert sind umso besser das Ergebnis!