Virtuelle Mitgliederversammlungen sowie General- und Vertreterversammlungen mit Live-Streaming und rechtssicheren Online-Wahlen

Guest-One bietet eine attraktive und durchdachte Gesamtlösung für Genossenschaften, Verbände und Vereine an, die in diesen Zeiten auf Online Versammlungen bzw. virtuelle Versammlungen mit rechtssicheren digitalen Wahlen setzen müssen.
 

Die Corona Pandemie und die daraus resultierenden Verbote von Präsenzveranstaltungen bringen Aktiengesellschaften, Genossenschaften aber auch Verbände oder Vereine nach wie vor in Bedrängnis. Die zwingend jährlich stattfindenden Mitgliederversammlungen, bzw. General- oder Vertreterversammlungen können wohl auch in 2021 nicht wie gewohnt „live“ umgesetzt werden.

Damit die Unternehmen dennoch handlungsfähig bleiben und wichtige Beschlüsse nicht in ferne Zukunft verlagert werden müssen, hat der Gesetzgeber reagiert und mit dem „Gesetz zur Abmilderung der Folgen von COVID-19 im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht" den Weg freigemacht für virtuelle Hauptversammlungen ohne begleitende Präsenzveranstaltung. Dieses Gesetz ist für nochmal 2021 verlängert worden.

Dabei wurden auch Änderungen im Genossenschaftsgesetz (GenG) und Umwandlungsgesetz (UmwG) vorgenommen, die unter anderem auch die Möglichkeit einer digitalen Beschlussfassung eröffnen. Guest-One bietet für Online-Veranstaltungen oder hybride Veranstaltungen eine professionelle Komplettlösung, bestehend aus dem Einladungs- und Teilnehmermanagement, dem Live-Streaming der Versammlung sowie der rechtssicheren Durchführung von Online-Wahlen an.
 
Das Einladungshandling erfolgt dabei fristgerecht wahlweise elektronisch, postalisch oder in einer Kombination. Über das onlinebasierte Teilnehmermanagement melden sich die Gäste zur Veranstaltung an oder übertragen ihr Stimmrecht an einen Vertreter. Nach Abschluss der Registrierung erhält der Gast seine Zugangsdaten zum Streaming Raum sowie seine personalisierten Wahlunterlagen.

Am Veranstaltungstag loggt sich der Gast im Streaming Raum ein und kann so an der virtuellen Versammlung teilnehmen. Über einen Fragen-Chat oder auch per Video-Zuschaltung kann der Teilnehmer sein Rederecht ausüben oder Fragen in die Versammlung stellen. Aus dem Streaming Raum erreicht er auch die Online-Wahlkabine und kann dort seine Abstimmungen vornehmen. Eine Kombination mit einer Briefwahl oder einer vorgelagerten rechtssicheren Online-Wahl sind selbstverständlich möglich.
 
Guest-One betreut Sie über den ganzen Prozess mit einem festen Ansprechpartner und steht Ihnen auch am Veranstaltungstag wahlweise vor Ort oder "remote" zur Verfügung.

In unserem Erklärfilm haben wir den gesamten Ablauf noch einmal kurz zusammengefasst.



Die Phasen der virtuellen Versammlung:

Phase 1: Einladungs- und Anmeldemanagement (ETM-System) für die virtuelle Versammlung

Nach Abschluss einer Auftragsdatenverarbeitung nach DSGVO wird die Mitgliederliste an Guest-One übermittelt und in das System importiert.
Jedem Mitglied wird dabei ein individueller und eindeutiger Login-Code zugeordnet.

Anschließend erfolgt ein personalisierter Versand von Einladungen an die Mitglieder – mit einem Link zur Anmeldung und dem persönlichen Login-Code für die einfache und schnelle Registrierung. Die Einladung kann wahlweise postalisch, per E-Mail oder in einer Kombination erfolgen.

In der responsiven Online-Anmeldung wird dann mit definierten Abfragen und Datenfeldern, optional der Angabe eines Vertreters, dem Download von Dokumenten oder Vollmachten und statischen Informationsseiten gearbeitet. Während der Anmeldung kann auch die Validierung einer Handynummer durchgeführt werden.

Nach der erfolgreichen Anmeldung folgt eine automatische Bestätigungsmail. Hiermit erhält der Teilnehmer der virtuellen Versammlung einen Streaming-Link und persönliche Zugangsdaten mit Login-Code. Der Abstimmungs-Token für die Online-Wahl wird ebenfalls per E-Mail oder SMS versandt.

Phase 2: Zutritt zur Online-Versammlung und rechtssichere digitale Wahlen

Die Wahlzettel werden durch Guest-One im Wahl-System angelegt. Das Wahl-System unterstützt dabei auch differenzierte Stimmgewichtungen und kategoriespezifische Stimmzettel. Die Wahlzettel sind bis zur Aktivierung editierbar, somit kann auch auf kurzfristige Änderungen und Anträge in der Versammlung reagiert werden.

Am Versammlungstag loggen sich die Teilnehmer in den Streaming Raum ein und können dann der virtuellen Versammlung folgen. Über einen Fragen-Chat können Wortmeldungen und Fragen in die Versammlung eingereicht werden, auf Wunsch können Teilnehmer auch per Telefon oder Video-Chat zugeschaltet werden. Aus dem Streaming Raum gelangt man auch in die virtuelle Wahlkabine.

Nach der Eingabe seines individuellen Abstimmungs-Tokens wird der Teilnehmer zu den hinterlegten Wahlzetteln weitergeleitet. Besitzt er mehrere Stimmrechte, so kann er wahlweise mehrere Tokens nacheinander eingeben oder eine entsprechende Stimmgewichtung erhalten. Die Wahlen können live zu jedem Tagesordnungspunkt oder auch en bloc erfolgen, auch vorgelagerte elektronische Wahlen sind möglich.

Ein Projektleiter von Guest-One übernimmt das Wahl- und Fragenmanagement vor Ort oder remote. Die Wahlergebnisse werden umgehend im Livestream angezeigt oder in der Versammlung verlesen.

In Phase 3: Follow Up (ETM-System)

Alle Mitglieder der Online Versammlung erhalten eine Follow Up E-Mail mit den Ergebnissen der Versammlung und der digitalen Wahlen. Auf Wunsch können auch Dokumente, Protokolle oder eine Aufzeichnung der virtuellen Versammlung zum Download zur Verfügung gestellt werden.

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